Готовы ли компании полностью отказаться от бумаги
Распространение технологий, обеспечивающих управление документами в электронном виде, к настоящему времени тормозится незнанием компаний о том, что они есть, или нежеланием их использовать. В мире существуют организации, представляющие собой "безбумажные офисы", но в реальности их очень мало, что дает дополнительный повод для скепсиса. Российский рынок СЭД не является исключением.
На интернет-сайте телеканала CNN появилась публикация, посвященная реальному принятию идей "безбумажного офиса" в американских компаниях. Авторы материала исследовали, насколько востребованы таких технологии в современном бизнесе и как сильно изменилась психология сотрудников после перехода на электронный документооборот. По их мнению, прогнозы экспертов о том, что к концу 1990-х годов компании будут работать только с цифровыми копиями документов, не оправдались – американцы по-прежнему остаются нацией, которая любит распечатанные документы и тратит средства на покупку традиционных систем хранения архивов и время на их обработку.
Журналисты CNN ссылаются на данные опроса, по результатам которого представители бизнеса выражали уверенность в необходимости создания бумажных копий архивов для 62% важных документов. Кроме того, как отмечают авторы материала, в начале 2000-х годов вместо сокращения использования бумаги в американских организациях наблюдалась прямо противоположная тенденция.
Тем не менее, осознание того, что "безбумажный офис" приносит положительные стороны в плане экономических выгод, организационной дисциплины и удовлетворяет экологическим нормативам, у бизнеса в США все же есть. Основаниями перехода на подобные технологии являются экологические, технологические и связанные со сменой поколений факторы. На это, в частности, указывает недавнее исследование JP Morgan, в котором приводились строки расходов на работу с бумажной документацией. Так, по мнению аналитиков, передача на хранение и обработку 500 тыс. копий документов обходится среднестатистической компании в 250 тыс. долларов, к которым прибавляется еще 115 тыс. на поиск потерянных бумаг и 150 тыс. на организацию и поддержку хранилищ.
Российские компании, работающие на рынке СЭД, разделяют мнение американских коллег, но отмечают специфичные для отечественного рынка особенности.
"Очень часто безбумажным офисом называют электронный документооборот. Однако это все-таки разные вещи. При полностью электронном документообороте люди все равно печатают документы для удобства чтения, для раздачи или пометок на совещаниях. Чаще всего такой документ живет день-два, а потом отправляется в корзину. Однако часто их и распечатывают не по одному разу, - рассказывает Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision. - Отдельной темой является хранение бумажных фискальных документов, требуемых по законодательству. В этой сфере сдвиги более заметны, достаточно указать на идущий сейчас интенсивный процесс перевода банковских документов в электронную форму, начавшийся после разрешения банка хранить такие документы именно в электронном виде".
Объясняя приведенные в материале CNN факторы, специалист отметил, что современные заказчики ищут экономический эффект не в сокращении потребления офисной бумаги и не в снижении офисных затрат, а в увеличении управляемости, и, соответственно, качества и рентабельности процессов основной деятельности. "Не думаю, что сегодня есть заказчики, готовые ради экономии на бумаге или чувстве экологической ответственности купить каждому менеджеру планшет, чтобы они не распечатывали документы, которые выбрасывают через час-два", - говорит эксперт.
Похожие мысли высказывает и Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам компании ABBYY Россия: "Вопрос возврата инвестиций от внедрения технологий, в том числе и тех, которые принято называть "безбумажными", это основной аргумент при реализации таких проектов. К сожалению, отказаться от бумаги по нормативным причинам сейчас просто невозможно, но внедрение тех самых "безбумажных" технологий приводит к эффективности не только в смысле экономии на самой бумаге и ее хранении. Главная экономия - это увеличение эффективности работы за счет доступа к информации, которая раньше была недоступна удаленно и одновременно нескольким пользователям".
"Безусловно "безбумажные" решения являются заманчивыми для многих компаний, но их распространение сдерживается как инертностью руководителей старшего поколения, связанной с привычкой работой с бумагой, так и большой бумажной ориентированностью российского законодательства. Хотя стоит отметить, что сегодня руководством страны предпринимается целый ряд инициатив, подразумевающих глубокое проникновение электронных технологий в госуправление", - отмечает Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies.
"Если говорить о работе с документами, то уже сейчас организации для внутреннего управления на базе СЭД могут достаточно широко применять безбумажный подход. В целом же в России распространен так называемый смешанный документооборот, когда даже в рамках одного процесса могут использоваться как электронные, так и бумажные технологии", - заключает г-н Потапенко.
Виктор Сенкевич, управляющий директор Paybot, отмечает, что решения "безбумажного офиса" в России являются "ограниченно актуальными". "Электронный документооборот пока не заменяет бумажный, а помогает навести порядок в нем. Решения же в области "безбумажного офиса" актуальны там, где решен вопрос с юридической значимостью электронных документов. Это, например, частичная сдача налоговой отчетности юридическими лицами, электронные платежные документы, передаваемые через онлайн-банкинг по системе "банк-клиент" (при наличии правильно оформленного бумажного договора между клиентом и банком), внутренние документы компаний, например, служебные записки и решения для фондового рынка, где очень актуальна оперативность выдачи распоряжений на покупку и продажу ценных бумаг", - поясняет он.
Развитию подобных технологий в России препятствуют проблемы в законодательной базе – господин Сенкевич в качестве примера приводит закон о ЭЦП.
По мнению Юрия Корюкина, из-за современного законодательства у компаний все равно относительно долгое время будут оставаться востребованными традиционные хранилища документации, процессы печати и обмена бумажными носителями информации. Тем не менее, специалист уверен, что относительно быстро можно добиться того, чтобы внутренний оборот любых документов стал почти безбумажным: в частности, вся входящая корреспонденция может сканироваться, сортироваться, распознаваться и индексироваться, для дальнейшей работы с ней в электронных системах.
"Если растет актуальность и востребованность СЭД, то можно говорить о предпосылках для распространения безбумажных офисов. Однако безбумажный офис - это соединение примерно в равных соотношениях технологий и особой культуры взаимодействия. Кроме того, повышение актуальности безбумажного офиса для жизнедеятельности компаний во многом определяется разрешением проблемы межорганизационного электронного взаимодействия", - объясняет Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "Интертраст". По его словам, возможность экономии на бумаге, расходных материалах и доставке корреспонденции, конечно, воспринимается положительно, но не относится к главным побудительным мотивам.
Безбумажный офис, по словам Ипатова, как самоцель не имеет высокой ценности и скорее рассматривается как средство для достижения других целей, таких как ускорение информационных потоков или повышение прозрачности бизнеса. Он согласен с приведенным в статье CNN списком факторов, но предлагает их рассматривать более детально. По его мнению, экологические стимулы являются пассивными и часто разбиваются об безынициативность сотрудников.
Технологические стимулы представитель компании "Интертраст" предлагает разделить на две подкатегории: "функциональные", повышающие привлекательность электронных средств, и "каталитические", снимающие ограничения в доступности и приближающие широкие массы к имеющимся возможностям. При этом немаловажным условием является приобретение абсолютным большинством особых навыков и привычек, что часто связывают со сменой поколений. Наконец, к этим трем категориям стимулов можно добавить еще и административные. "Таким образом, победа нового в "отдельно взятой компании" возможна при достижении некоторой критической массы технологических и культурных изменений. Когда воспринимаемость и привлекательность технологий в сочетании с доступностью для всех участников процессов позволяют изменить устаревшие методы работы. Административные стимулы снижают порог требуемых количественных изменений для перехода в новое качество", - заключает специалист.
"Прогнозы технологического развития сбываются не всегда. Да, действительно, по всем признакам мир должен был к 21 веку полностью избавиться от бумажных носителей, но этого не случилось даже в развитых странах и даже в бизнес-сегменте. Не только экономический прогресс и его средства определяют модель поведения и потребления человека", - рассуждает Александр Семенов, генеральный директор "Корус Консалтинг". Он считает, что есть рутинные операции, которые замедляют бизнес-процессы, и все стараются перевести их в электронный вид, и есть операции-символы, например, подписание многомиллионного контракта, где генеральный директор не обойдется электронной подписью.
"Бизнес во многом строится на доверии, на выборе конкретных личностей, а не компании, которая за ними стоит. Поэтому люди не перестанут проводить личные встречи на разных континентах (заменив их видеотрансляцией) и пользоваться бумажными документами (заменив их электронными), получая от занятия бизнесом не только доход, но и удовольствие как от процесса", - продолжает Семенов.
"Бумага как способ потребления информации вряд ли когда-нибудь полностью исчезнет из нашего обихода. Бизнес не может измеряться только цифрами. Любая компания – это, прежде всего, люди, и, вопреки ожиданиям, эффективность работы сотрудников может серьезно упасть, если лишить их привычных комфортных способов работы с информацией. Если, например, убрать из офиса принтер, то можно сэкономить на бумаге и картридже, но вряд ли это повысит лояльность, работоспособность и скорость работы людей", - замечает Семенов.
Г-н Семенов также называет в качестве существенного фактора роста популярности безбумажных технологий новые поколения, поскольку стереотипы появляются у человека с детства, и чем чаще будут сегодняшние дети пользоваться электронными носителями информации, тем выше вероятность появления безбумажных офисов в будущем и появления "цифрового разрыва" между поколениями. Логично предположить, что быстрее всего подобные офисы будут появляться в ИТ и интернет-компаниях, телекоме.
Об этом же говорит и Михаил Потапенко, считая, что сегодня наиболее передовыми в плане "безбумажности" можно назвать небольшие компании, работающие в новых для страны отраслях экономики: ИТ, консалтинг, инжиниринг и др. В таких компаниях работает обычно достаточно молодой менеджмент, который, как отмечено в материале CNN, не так сильно или вообще не привык к бумаге - зачастую именно эти компании первыми начинают использовать новые программные и аппаратные решения, а также внедряют передовые концепции управления.
Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, отмечает, что процесс появления в России компаний, использующих "безбумажный офис", будет медленным и постепенным, потому что он требует также изменений в законодательстве. "Первым шагом могло бы стать внедрение системы для поддержки электронных расчетов между предприятиями - выставление счетов полностью в электронном виде, и обработка их в компании также полностью в электронном виде", - замечает специалист.
Игроки рынка считают, что российский рынок достаточно разнообразен и в нем может быть достаточно большое количество компаний, в том или ином виде использующих "малобумажный офис", например, в ИТ-сфере. Тем не менее, хранение фискальных документов подобные фирмы по-прежнему производят на бумаге, печатая время от времени разовые документы. Кроме того, согласно сегодняшнему законодательству в компаниях все равно будут востребованы хранилища для бумажных документов.
Подготовлено по материалам .